Richtiges Verhalten bei Kontrollen

Behördliche Kontrollen, oder Maßnahmen des Vertragspartners werfen die Frage auf welche Eingriffe in den Büroalltag geduldet werden müssen.

• Durchsuchungen sind nur mit richterlichem Durchsuchungsbeschluss zulässig.
• Bei Vernehmungen sollte immer nach dem Grund gefragt werden.
• Bei strafrechtlich relevanten Vorwürfen sollten Aussagen gegebenenfalls erst nach Rücksprache mit einem Anwalt
  gemacht werden. Man muss nicht sofort antworten. siehe §136 STPO
• Das Personal sollte angewiesen werden, grundsätzlich keine Aussagen ohne Rücksprache zu machen.
• Das Hausrecht kann ohne Durchsuchungsbefehl ausgeübt werden.

Die Durchführung der Kontrollen nach § 29 GewO obliegt verschiedenen Behörden und Organisationen: Gewerbeämter, IHK, BaFin, Datenschutzbehörden, je nach Bundesland kann auch die Polizei mit der Gewerbeüberwachung beauftragt sein.

• Gewerbetreibende mit einer Erlaubnis nach 34d, 34f, 34i haben den zuständigen Behörden auf Verlangen die erforderlichen mündlichen und schriftlichen Auskünfte unentgeltlich zu erteilen.
• Die Beauftragten, die je nach Bundesland unterschiedlich sein können, sind berechtigt, zum Zwecke der Überwachung Grundstücke und Geschäftsräume zu betreten und dort Prüfungen und Besichtigungen vorzunehmen.
• Prüfen Sie, ob es sich tatsächlich um eine behördliche Kontrolle handelt oder um den Versuch, sich in betrügerischer Absicht Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen zu verschaffen.
• Im Zweifelsfall: Zutritt verweigern und Sachverhalt in Ruhe prüfen.
• Bei der Aufforderung zur Herausgabe von Kundendaten vorsichtig sein und im Zweifel auf den Datenschutz verweisen.
• Grundsätzlich kooperativ sein, aber klare Gegenfragen zum genauen Umfang der Prüfung stellen.

Kontrollen nach §29 GewO sind ein wesentliches Instrument zur Sicherstellung der Rechtmäßigkeit und Qualität der Tätigkeiten von Versicherungsvermittlern. Durch eine sorgfältige Vorbereitung, transparente und kooperative Zusammenarbeit während der Kontrolle sowie eine gründliche Nachbereitung können Vermittler nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und der Aufsichtsbehörden stärken.

• Der Zoll kann Durchsuchungen von Geschäftsräumen auch ohne Durchsuchungsbefehl durchführen.
• Bei strafrechtlich relevanten Vorwürfen sollten Aussagen ggf. erst nach Rücksprache mit einem Anwalt gemacht werden. Man muss nicht sofort antworten.
• Das Personal sollte angewiesen werden, grundsätzlich keine Aussagen ohne Rücksprache zu machen.

• Die BG ist prüfberechtigt muss sich vor Kontrollen aber anmelden, bzw die Agentur kann das Hausrecht bei einem unangemeldeten Besuch ausüben. Der Zutritt ist nach Vereinbarung zu gewähren.

• Die KSK ist ebenfalls berechtigt, Kontrollen durchzuführen. Sie muss sich jedoch vor einer Kontrolle anmelden bzw. die Agentur kann bei einem unangemeldeten Besuch von ihrem Hausrecht Gebrauch machen. Der Zugang ist nach vorheriger Terminabsprache zu gewähren.

Die über den Versicherer registrierten Vermittler unterliegen dessen Zuverlässigkeitsprüfung und müssen sich Kontrollen unterziehen. Das Hausrecht verbleibt jedoch beim Vermittler. Das Betreten der Agentur durch die Revision ist nur mit Zustimmung zulässig.
Gleiches gilt für die Herausgabe von Akten und PC beim Ausscheiden. Der Versicherer hat ggf. einen Herausgabeanspruch, der Vermittler ist aber nicht verpflichtet, nicht abgesprochenen Zutritt zur Agentur zu gewähren.
Es empfiehlt sich, eine Arbeitsanweisung für das Personal zum Umgang mit dem Hausrecht zu erstellen. Im Konfliktfall sollte das Personal den Zutritt zu den Agenturräumen ohne Anwesenheit des Agenturinhabers untersagen und das Hausrecht ausüben.